Les workflows d’approbation vous permettent d’exiger une seconde vérification avant qu’une réponse, un masquage, une suppression ou un « J’aime » effectué par un membre spécifique de l’équipe ou un agent IA ne soit appliqué dans la boîte de réception. Lorsqu’une action concernée est effectuée, Agorapulse place l’élément dans un état En attente d’approbation jusqu’à ce qu’un approbateur désigné l’examine. Cela permet de mettre en place un contrôle qualité intégré, un moyen sécurisé d’accompagner les nouveaux membres de l’équipe lors de leur prise en main, ainsi qu’une sécurité supplémentaire pour les agents IA qui agissent sur vos profils sociaux.
Dans cet article, nous aborderons les points suivants :
Veuillez noter que les workflows d’approbation de la boîte de réception sont uniquement disponibles sur les plans Professional, Advanced et Custom. Veuillez contacter notre équipe Support si vous souhaitez accéder à cette fonctionnalité.
Fonctionnement des flux d'approbation de la boîte de réception selon les différents plans
Les flux d'approbation sont disponibles avec les formules Professional, Advanced et Custom. Selon votre formule, différentes options s'offrent à vous.
Professional et Advanced : Permet de créer un flux de travail avec un membre d’équipe et un approbateur. Les agents IA ne peuvent pas être ajoutés comme membres d’équipe dans ces formules.
Custom : Créez des flux de travail illimités, avec plusieurs membres d’équipe, plusieurs approbateurs et des agents d’IA comme membres d’équipe.
Comment configurer les flux d'approbation de la boîte de réception
Vous pouvez créer de nouveaux flux d'approbation depuis la section Boîte de réception des paramètres. Pour créer un flux d'approbation, vous devrez :
Cliquez sur votre avatar en bas à gauche de l'écran.
Sélectionner Paramètres de l'organisation
Sous Boîte de réception, cliquez sur Flux d'approbation
Cliquez sur +Créer un nouveau flux de travail
Saisissez un nom pour le flux de travail
Sélectionnez le ou les profils sociaux ou la boîte de réception personnalisée auxquels le flux de travail sera appliqué.
Sélectionnez le ou les utilisateurs auxquels ce flux de travail s'appliquera.
Sélectionnez l'action ou les actions qui déclenchent le flux de travail :
Répondre (Disponible sur tous les réseaux)
Masquer (Disponible uniquement pour Facebook, Instagram, Threads, X (Twitter), TikTok et YouTube)
Supprimer (Disponible uniquement sur Facebook, Instagram et LinkedIn)
Label (Disponible sur tous les réseaux)
Remarque : Si Répondre est sélectionné, vous pouvez choisir d’activer ou non l’option Ignorer les réponses enregistrées lors de l’approbation. Si cette option est activée, un membre de l’équipe qui envoie une réponse enregistrée approuvée ignore le processus d’approbation. Cependant, la modification de la réponse enregistrée déclenchera le processus d’approbation.
Sélectionnez le ou les approbateurs qui examineront les éléments en attente.
Remarque : Sur les versions Professional et Advanced, vous ne pouvez sélectionner qu’un seul approbateur ; sur la version Custom, vous pouvez en sélectionner plusieurs.Activez ou désactivez cette option pour que les approbateurs reçoivent un courriel pour chaque élément nécessitant une approbation.
Cliquez sur Enregistrer
Désormais, lorsque le ou les membres de l'équipe sélectionnés effectuent l'action ou les actions sélectionnées dans la boîte de réception, le membre de l'équipe recevra une fenêtre contextuelle indiquant que l'élément sera verrouillé en attendant l'approbation.
Remarque : Vous ne pouvez créer qu’un seul flux de travail par profil social pour chaque membre de l’équipe, et vous ne pouvez pas associer le même membre de l’équipe à la même action plus d’une fois. L’option « Enregistrer » reste indisponible tant que vous n’avez pas nommé le flux de travail et défini les membres de l’équipe, l’action et l’approbateur.
Comment modifier un flux d'approbation de boîte de réception
La modification d'un flux de travail n'est pas rétroactive. Les éléments en attente conservent le flux de travail initial et les modifications ne s'appliquent qu'aux nouveaux éléments.
Pour modifier un flux de travail, vous devrez :
Cliquez sur votre avatar et sélectionnez Paramètres de l'organisation
Sous Boîte de réceptioncliquez sur Flux d'approbation
Sélectionnez le flux d'approbation de votre choix.
Apportez les modifications nécessaires
Cliquez sur Enregistrer les modifications
Si vous souhaitez supprimer un flux d'approbation, cliquez sur le bouton Supprimer le flux de travail (icône de corbeille).
Remarque : Seuls les propriétaires, les copropriétaires et les gestionnaires peuvent créer, modifier ou supprimer les flux d’approbation de la boîte de réception.
Comment approuver une action dans un flux d'approbation
Lorsqu'un membre de l'équipe sélectionné effectue l'une des actions suivantes (Répondre, Masquer, Supprimer ou Aimer) dans la boîte de réception, le flux d'approbation correspondant est déclenché. Pour approuver l'une de ces actions, vous devez :
Accédez à la Boîte de réception et cliquez sur la Boîte de réception personnalisée ou le Profil social correspondant.
Cliquez sur le filtre de boîte de réception Approuver
Sélectionnez l'élément de boîte de réception que vous souhaitez approuver
Remarque : Le nom du flux d’approbation déclenché apparaîtra au-dessus de l’élément de la boîte de réception, ainsi que l’action effectuée et le nom du membre de l’équipe qui l’a déclenché.Au bas de l'élément de la boîte de réception, vous verrez l'action effectuée ainsi que les options d'approbation suivantes :
Approuver:Approuvez l'action effectuée par le membre de l'équipe. Cliquez sur Approuver dans la fenêtre contextuelle pour confirmer cette action.
Prendre le contrôle : Cliquez sur la flèche vers le bas (⌄) à côté de Approuver pour sélectionner cette option. La prise de contrôle annule le flux d'approbation : les actions en attente telles que masquer, supprimer ou marquer comme révisé sont supprimées. Les brouillons de réponses et les étiquettes restent en place, vous permettant ainsi de continuer à les modifier. Cliquez sur Prendre le contrôle dans la fenêtre contextuelle pour confirmer cette action.
Demander des modifications : Sélectionnez un membre de l’équipe dans le menu déroulant et laissez un message décrivant les modifications souhaitées. Cliquez sur Assigner dans la fenêtre contextuelle pour confirmer cette action. Cette action n’est pas disponible pour les éléments soumis par des agents IA.
Choses à savoir
Tant qu'une réponse est en attente d'approbation, le temps de réponse du membre de l'équipe n'est plus comptabilisé dans les rapports.
Envoyer en privé se comporte exactement comme Envoyer : un flux de travail de réponse correspondant se déclenche et le bouton apparaît comme un Envoyer en privé grisé une fois que l'élément est en attente.
Si un élément a été attribué à un membre de l'équipe avant le déclenchement d'un flux de travail, l'élément perd son attribution et devient un élément à approuver.