Agorapulse offre la possibilité de créer des workflows d'approbation en plusieurs étapes qui peuvent être appliqués aux publications programmées. Ces workflows permettent une collaboration transparente entre plusieurs parties prenantes au sein ou en dehors de votre organisation. Les étapes d'approbation peuvent inclure des utilisateurs internes ou externes (Calendrier partagé ).

Si vous souhaitez plus d'informations sur l'ajout d'une étape d'approbation unique, consultez cet article. Il est disponible pour les utilisateurs des plans Custom, Advanced et Professional.

Pour plus d'informations sur la façon d'examiner et d'approuver une publication, veuillez consulter cet article.

Dans cet article, nous décrirons :

Comment configurer les workflows d'approbation dans les paramètres de l'organisation
Comment appliquer un workflow d'approbation à une publication dans l'Outil de publication

Remarque : : la possibilité de créer des workflows d'approbation de publication est uniquement disponible pour les utilisateurs disposant d'un abonnement Custom . Si vous souhaitez modifier votre abonnement pour accéder à cette fonctionnalité, n'hésitez pas à nous contacter ici ou à obtenir plus d'informations ici .

Comment configurer les workflows d'approbation

Pour appliquer un workflow d'approbation à une publication planifiée, vous devez d'abord configurer le flux de travail dans les paramètres Workflow d'approbation .

Remarque : seuls les propriétaires et les gestionnaires ont la possibilité de créer et de gérer des workflows d'approbation de publication dans les paramètres des workflows d'approbation.

Pour accéder à ces paramètres :

Accédez aux paramètres de l'organisation (ou aux paramètres de l'espace de travail si activé)
Cliquez sur Worklfow d'approbation
Sélectionnez + Créer un nouveau workflow
Entrez le Nom du workflow
Sélectionnez les profils sociaux auxquels il s'appliquera dans la liste déroulante
Le workflow ne sera disponible que sur les profils sélectionnés
Entrez le nom de votre première étape d'approbation
Ajoutez les examinateurs (approbateurs) à cette étape d'approbation à partir du menu déroulant
Seuls les utilisateurs internes disposant de droits d'éditeur ou d'administrateur sur les profils sélectionnés apparaîtront dans la liste déroulante. Les propriétaires et les gestionnaires apparaîtront toujours. Si l'approbation de tous est activée, tous les examinateurs doivent approuver la publication avant qu'elle puisse passer à l'étape suivante
Cliquez sur + Ajouter une étape d'approbation pour ajouter des étapes d'approbation consécutives
Vous pouvez ajouter autant d'étapes d'approbation que nécessaire
Répétez les étapes 4 à 7 pour toute étape d’approbation supplémentaire.
Cliquez sur Enregistrer le workflow lorsque vous avez terminé

Remarque : Il ne peut y avoir qu'une seule étape d'approbation incluant des utilisateurs externes. Si un utilisateur externe est ajouté à une étape d'approbation, seuls d'autres utilisateurs externes peuvent être ajoutés à cette étape.

Comment modifier les workflows d'approbation

Accédez aux paramètres d'organisation
Cliquez sur Workflows d'approbation
Sélectionnez le worklfow d’approbation de votre choix
Apportez les modifications nécessaires
Cliquez sur Enregistrer le workflow

Si vous souhaitez supprimer un workflow d'approbation, cliquez simplement sur l'icône Supprimer (poubelle). Les workflows d'approbation ne sont pas récupérables et la suppression d'un workflow n'affectera pas les publications déjà en cours d'examen.

Remarque : vous pouvez modifier le workflow d'approbation à tout moment dans les paramètres du worklow d'approbation. La modification d'un workflow d'approbation n'affectera pas les publications déjà en cours d'examen (avec un worflow en cours).

Comment appliquer un workflow d'approbation à une publication

Pour appliquer un workflow d'approbation à une publication, vous devez d'abord créer une publication à l'aide de l'Outil de publication. Une fois qu'un profil a été sélectionné:

Cliquez sur l'option Sélectionner le type d'approbation en bas à droite
Cliquez sur Sélectionner un workflow d'approbation
Sélectionnez un workflow d'approbation existant dans la liste déroulante
Vous pouvez sélectionner Afficher les étapes pour confirmer la structure du workflow
( Facultatif ) Ajoutez une note pour les utilisateurs internes ou externes dans le champ Votre message
Les notes internes ne seront pas visibles pour les utilisateurs externes. Elles apparaîtront dans la section des commentaires.
Cliquez sur Enregistrer
Une fois le workflow d'approbation appliqué, le nom du workflow apparaîtra à côté de la date prévue.
Cliquez sur Envoyer pour approbation

Une fois la publication envoyée pour approbation, les utilisateurs inclus dans la première étape d'approbation recevront une notification. La publication sera ajoutée au calendrier avec le statut À approuver.

Remarque : Si un workflow d'approbation a été appliqué à une publication, il n'est pas possible de modifier la publication pour inclure un profil qui n'est pas ajouté au workflow.