Cet article explique comment les utilisateurs qui ont été ajoutés en tant qu'approbateurs peuvent consulter les publications programmées. Pour plus d'informations concernant l'assignation des publications pour approbation, veuillez consulter cet article.
Les processus de traitement des publications en tant que membre de l’organisation Agorapulse (utilisateur interne) ou via le Calendrier Partagé (utilisateur externe) sont détaillés ci-dessous. Vous pouvez également approuver des publications via l’application mobile Agorapulse. Pour plus d’informations sur la manière de réviser une publication via l’application mobile, veuillez consulter cet article.
Comment traiter une publication en tant qu'utilisateur interne
En tant qu'utilisateur interne, si une publication vous est attribuée, vous pouvez effectuer plusieurs actions :
La modification de la publication n'entraînera pas de changement automatique du statut de la publication. Seule l'approbation ou le rejet de la publication modifiera le statut À approuver.
Pour afficher une publication assignée en tant qu’utilisateur interne, vous pouvez :
Sélectionner directement la publication assignée depuis le calendrier.
Ou vous pouvez cliquer sur le bouton Assigné à moi en haut à droite du calendrier. À partir de là, vous verrez la liste de toutes les publications qui vous sont actuellement assignées et vous pourrez afficher une publication en cliquant sur l’icône Crayon.
Comment laisser un commentaire en tant qu'utilisateur interne
Les utilisateurs internes peuvent voir les commentaires des utilisateurs internes et externes. Laisser un commentaire n'affecte pas le statut d'une publication.
Pour laisser un commentaire sur une publication, ouvrez cette dernière dans l'outil de publication :
Cliquez sur l'icône Conversation en haut à gauche
Sélectionnez l'option Interne ou Externe
Les notes internes ne seront pas visibles pour les utilisateurs externes. Elles apparaîtront dans la section des commentaires.
Ajoutez un commentaire dans la zone de texte
Appuyez sur Envoyer en interne ou Envoyer en externe
Veuillez noter : Tous les utilisateurs assignés et autres utilisateurs qui ont commenté la publication seront notifiés une fois que le commentaire aura été envoyé.
Comment réassigner une publication en tant qu'utilisateur interne
Les utilisateurs internes qui ont été assignés ont la possibilité de réattribuer une publication à un autre utilisateur, qu'il y ait ou non d'autres utilisateurs assignés. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent réattribuer une publication à tout moment.
Remarque : il n'est pas possible de réassigner une publication dans un flux de travail d'approbation.
Pour réassigner une publication, ouvrez la publication dans l'outil de publication :
Cliquez sur l'icône __ utilisateur(s) assigné(s) en bas à droite
Ajoutez le nouvel utilisateur assigné dans la liste déroulante
Supprimer les assignés en utilisant le symbole x si nécessaire
(Facultatif) Ajoutez une note pour les utilisateurs internes ou externes dans le champ Votre message
Cela apparaîtra comme un commentaireCliquez sur Réassigner
Sélectionnez Envoyer pour approbation en bas à droite
Si vous réattribuez une publication à d'autres utilisateurs, mais que vous ne vous incluez pas, vous n'aurez plus accès à la modification des utilisateurs que vous avez sélectionnés.
Remarque : si l'option Tout le monde doit approuver est activée, il n'est pas possible de réassigner la publication, que l'utilisateur soit interne ou externe (excepté pour les gestionnaires/propriétaires).
Comment approuver une publication en tant qu’utilisateur interne
En tant qu’utilisateur interne, vous pouvez approuver une publication en l’ouvrant depuis le calendrier ou depuis Assigné à moi.
Depuis le calendrier de publication :
Ouvrez la publication dans l'outil de publication.
Ensuite, cliquez sur Approuver pour tous et enregistrer pour approuver la publication,
ou cliquez sur l’icône ˇ à côté de Approuver et enregistrer et sélectionnez Enregistrer les modifications pour sauvegarder les modifications sans changer le statut de la publication.
Depuis « Assigné à moi » :
Depuis le calendrier de publication, cliquez sur Assigné à moi en haut à droite de la page.
Ensuite, sous la publication que vous souhaitez approuver, cliquez sur Approuver.
Remarque : si la publication fait partie d’un groupe, une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez continuer et approuver la publication.
Si une publication est approuvée, son statut passera à Programmé et elle sera publiée automatiquement à l’heure prévue.
Si la publication utilise des flux d’approbation, le flux continuera vers l’étape d’approbation suivante.
Comment rejeter une publication en tant qu’utilisateur interne
En tant qu’utilisateur interne, vous pouvez rejeter une publication en suivant ces étapes :
Ouvrez la publication dans le composeur de publication.
En bas à droite de l’écran, cliquez sur Demander des modifications.
Si une publication est rejetée, son statut passera à Rejetée. Une publication ne sera pas publiée tant qu’elle est dans ce statut. La publication sera automatiquement renvoyée à la personne qui l’a soumise pour approbation (ou à son créateur si la publication utilise des flux d’approbation).
Un propriétaire/gestionnaire (ou une personne disposant des droits Éditeur ou Administrateur) devra approuver manuellement la publication pour changer son statut ou la reprogrammer. La publication peut également être renvoyée dans un nouveau flux d’approbation.
Note : Les propriétaires, les gestionnaires et les utilisateurs disposant de droits d'administrateur sur le profil peuvent approuver ou rejeter une publication au nom de tous les destinataires à tout moment. Dans un workflow d'approbation, seule l'étape en cours sera validée. Cela peut être utile si un utilisateur a été supprimé de la plateforme ou est en congé.
Comment traiter une publication en tant qu'utilisateur externe
Des utilisateurs externes peuvent être ajoutés pour traiter les publications si le Calendrier partagé a été configuré. Lorsqu'un utilisateur externe ouvre le calendrier partagé, il est informé qu'il y a une publication à traiter. Il peut alors effectuer les actions suivantes :
Pour afficher une publication assignée en tant qu’utilisateur externe, vous pouvez :
Sélectionner directement la publication assignée depuis le calendrier.
Ou vous pouvez cliquer sur le bouton Publications assignées à moi en haut à droite du calendrier. En cliquant dessus, vous verrez la liste de toutes les publications qui vous sont actuellement assignées.
Comment laisser un commentaire sur une publication en tant qu’utilisateur externe
Sélectionnez Publication qui vous est assignée ou ouvrez directement la publication depuis le Calendrier partagé.
Sélectionnez Revoir ce groupe de publications ou ouvrez la publication directement à partir du calendrier partagé
Cliquez sur Ajouter un commentaire
Saisissez votre commentaire dans la zone de texte
Cliquez sur Envoyer un commentaire
Remarque : l’envoi d’un commentaire ne modifiera pas le statut d’une publication
Comment demander des modifications d'une publication en tant qu'utilisateur externe
Sélectionnez Publication qui vous est assignée ou ouvrez directement la publication depuis le Calendrier partagé.
Sélectionner Revoir ce groupe de publications ou ouvrir la publication directement à partir du calendrier partagé
Cliquez sur l'icône Demander des modifications
Saisissez les modifications que vous demandez dans la zone de texte
Cliquez sur Soumettre
Remarque : Si Demander des modifications est sélectionnée, la publication passera au statut Rejeté. Une publication ne sera pas publiée si elle a le statut Rejeté. Le calendrier partagé peut également utiliser cette option sur les publications qui ne lui ont pas été directement attribuées.
Un propriétaire/gestionnaire ou une personne disposant des droits d'éditeur ou d'administrateur devra l'approuver manuellement pour pouvoir le modifier et le planifier. La publication peut également être envoyée dans un nouveau workflow d'approbation.
Comment approuver une publication en tant qu'utilisateur externe
Sélectionnez Publication qui vous est assignée ou ouvrez directement la publication depuis le Calendrier partagé.
Sélectionner Revoir ce groupe de publications ou ouvrir le message directement à partir du calendrier partagé
(Facultatif) Ajouter un commentaire en suivant ces étapes
Cliquez sur Approuver
Remarque : si une publication est approuvée, son statut passe à Planifié et elle est automatiquement publiée à l'heure indiquée. Si la publication utilise des workflows d'approbation, le workflow passe à l'étape d'approbation suivante.