Cet article explique comment les utilisateurs qui ont été ajoutés en tant qu'approbateurs peuvent consulter les publications programmées. Pour plus d'informations concernant l'assignation des publications pour approbation, veuillez consulter cet article.
Les processus d'examen des publications en tant qu'utilisateurs internes et externes (Calendrier partagé ) sont séparés ci-dessous.
Comment examiner une publication en tant qu'utilisateur interne
En tant qu'utilisateur interne, si une publication vous est attribuée, vous pouvez effectuer plusieurs actions :
La modification de la publication n'entraînera pas de changement automatique du statut de la publication. Seule l'approbation ou le rejet de la publication modifiera le statut de À approuver .
Comment laisser un commentaire en tant qu'examinateur interne
Les utilisateurs internes peuvent voir les commentaires des utilisateurs internes et externes. Laisser un commentaire n'affecte pas le statut d'une publication.
Pour laisser un commentaire sur une publication, ouvrez cette dernière dans l'outil de publication:
Cliquez sur l'icône Conversation en haut à gauche
Sélectionnez l'option Interne ou Externe ou externe
Les notes internes ne seront pas visibles pour les utilisateurs externes. Elles apparaîtront dans la section des commentaires.
Ajoutez un commentaire dans la zone de texte
Appuyez sur Envoyer en interne ou Envoyer en externe
Veuillez noter: Tous les utilisateurs assignés et autres utilisateurs qui ont commenté la publication seront notifiés une fois que le commentaire aura été envoyé.
Comment réassigner une publication en tant qu'examinateur interne
Les utilisateurs internes qui ont été assignés ont la possibilité de réattribuer une publication à un autre utilisateur, qu'il y ait ou non d'autres utilisateurs assignés. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent réattribuer une publication à tout moment.
Remarque : il n'est pas possible de réassigner une publication dans un flux de travail d'approbation.
Pour réassigner une publication, ouvrez la publication dans l'outil de publication :
Cliquez sur l'icône __ utilisateur(s) assigné(s) en bas à droite
Ajoutez le nouvel utilisateur assigné dans la liste déroulante
Supprimer les assignés en utilisant le symbole x si nécessaire
( Facultatif ) Ajoutez une note pour les utilisateurs internes ou externes dans le champ Votre message
Cela apparaîtra comme un commentaireCliquez sur Réassigner
Sélectionnez Envoyer pour approbation en bas à droite
Si vous réattribuez une publication à d'autres utilisateurs mais que vous ne vous incluez pas, vous n'aurez plus accès à la modification des utilisateurs que vous avez sélectionnées.
Remarque : si l'option Tout le monde doit approuver est activée, il n'est pas possible de réassigner la publication, que l'utilisateur soit interne ou externe (excepté pour les gestionnaires/propriétaires).
Comment approuver ou rejeter une publication en tant qu'examinateur interne
En tant qu’examinateur, vous pouvez approuver ou rejeter une publication en suivant ces étapes :
Ouvrir la publication dans l'outil de publication
Cliquez sur l'icône ˇ à côté de Approuver et enregistrer
Sélectionnez Approuver pour tous et enregistrer pour approuver la publication
ou
Sélectionnez Rejeter et enregistrer pour rejeter la publication
ou
Sélectionnez Enregistrer les modifications pour enregistrer les modifications sans modifier le statut de la publication
Si une publication est approuvée, son statut passera à Planifié et elle sera automatiquement publiée à l'heure indiquée. Si la publication utilise des worklfows d'approbation , le workflow passera à l'étape d'approbation suivante.
Si une publication est rejetée , son statut passera à Rejeté. Une publication ne sera pas publiée si elle a le statut Rejeté . La publication sera automatiquement réattribuée à son créateur. Le créateur de la publication ou un propriétaire/gestionnaire devra réattribuer cette publication ou l'approuver manuellement pour modifier ce statut.
Note: Les propriétaires et les gestionnaires peuvent approuver ou refuser une publication au nom d’un utilisateur assigné à tout moment.
Comment examiner une publication en tant qu'utilisateur externe
Des utilisateurs externes peuvent être ajoutés pour examiner les publications si le Calendrier partagé a été configuré. Lorsqu'un utilisateur externe ouvre le calendrier partagé, il est informé qu'il y a une publication à examiner. Il peut alors effectuer les actions suivantes :
Comment laisser un commentaire sur une publication en tant qu’examinateur externe
Sélectionnez Revoir ce groupe de publications ou ouvrez la publication directement à partir du calendrier partagé
Cliquez sur Ajouter un commentaire
Saisissez votre commentaire dans la zone de texte
Cliquez sur Envoyer un commentaire
Remarque : l’envoi d’un commentaire ne modifiera pas le statut d’une publication
Comment demander des modifications d'une publication en tant qu'examinateur externe
Sélectionner Revoir ce groupe de publications ou ouvrir la publication directement à partir du calendrier partagé
Cliquez sur l'icône Demander des modifications
Saisissez les modifications que vous demandez dans la zone de texte
Cliquez sur Soumettre
Remarque : Si Demander des modifications est sélectionnée, la publication passera au statut Rejeté. Une publication ne sera pas publiée si elle a le statut Rejeté . Le calendrier partagé peut également utiliser cette option sur les publications qui ne lui ont pas été directement attribuées.
Le créateur de la publication ou un propriétaire/gestionnaire devra réassigner ce type de publication ou l'approuver manuellement pour modifier le statut.
Comment approuver une publication en tant qu'examinateur externe
Sélectionner Revoir ce groupe de publications ou ouvrir le message directement à partir du calendrier partagé
(Facultatif) Ajouter un commentaire en suivant ces étapes
Cliquez sur Approuver
Remarque : si une publication est approuvée, son statut passe à Planifié et elle est automatiquement publiée à l'heure indiquée. Si la publication utilise des workflows d'approbation , le workflow passe à l'étape d'approbation suivante.