Le calendrier partagé dans Agorapulse vous permet de partager du contenu planifié avec des clients ou des collaborateurs externes qui n'ont pas de compte Agorapulse.
Un calendrier partagé contrôle les profils sociaux et les contenus programmés auxquels ces collaborateurs ont accès. Une fois ajoutés, ils peuvent consulter les publications des profils sélectionnés, les approuver ou les rejeter, laisser des commentaires et réattribuer les publications à leur créateur pour modification. Les utilisateurs du calendrier partagé ne pourront pas consulter les publications en file d'attente, les brouillons, les notes internes du calendrier ni les groupes de publications incluant un profil non ajouté dans les paramètres du calendrier partagé.
Cette fonctionnalité est idéale pour les agences ou les organisations qui nécessitent l’approbation du client avant la publication.
Dans cet article, nous aborderons :
Consultez cet article pour obtenir des informations supplémentaires sur l'envoi de messages pour approbation.
Remarque : Le calendrier partagé est disponible pour les utilisateurs disposant d'un abonnement Advanced ou Custom. Pour accéder à cette fonctionnalité, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Comment créer un calendrier partagé
Pour partager des publications avec des clients ou des collaborateurs externes pour révision, vous devez d'abord créer un calendrier partagé dans les paramètres de votre organisation. Lors de la création, vous sélectionnez les profils sociaux à inclure et les utilisateurs qui y auront accès.
Les utilisateurs disposant d'un abonnement avancé peuvent créer un maximum de cinq calendriers partagés.
Remarque : seuls les utilisateurs disposant du rôle de propriétaire ou de gestionnaire peuvent créer des calendriers partagés.
Pour créer un calendrier partagé :
Cliquez sur votre avatar en bas à droite de l'écran
Sélectionnez Calendriers partagés dans le sous-menu
Cliquez sur Créer un calendrier partagé (ou + Créer)
Remplissez les champs suivants :
Saisissez un nom de calendrier (visible par les collaborateurs)
Saisissez les noms et adresses e-mail des utilisateurs externes. Cliquez sur « + Inviter un autre utilisateur » pour ajouter plusieurs utilisateurs.
Sélectionnez les profils sociaux à inclure dans ce calendrier (seules les publications de ces profils seront visibles pour les utilisateurs externes ajoutés)
Sélectionnez une Langue de calendrier dans la liste déroulante
Saisissez un fuseau horaire pour le calendrier partagé
Cliquez sur Enregistrer
Comment envoyer une invitation à un calendrier partagé
Une fois qu'une personne a accès à un calendrier partagé, elle peut voir toutes les publications qui y sont incluses, y compris celles qui ne lui sont pas directement attribuées. Après la création d'un calendrier partagé, les collaborateurs externes ne sont pas automatiquement notifiés. Cette notification doit être effectuée manuellement.
Pour envoyer une invitation de calendrier partagé à un utilisateur externe à partir des paramètres du calendrier partagé :
Sélectionnez le calendrier partagé pertinent dans la liste
Cliquez sur l'icône de l'avion en papier à côté de l'utilisateur pour envoyer une invitation par e-mail
ou
Cliquez sur Copier le lien sous le champ Lien partageable et fournissez le lien à l'utilisateur concernéRépétez si nécessaire pour tous les utilisateurs qui ont été ajoutés au calendrier partagé
L'utilisateur invité recevra un e-mail contenant un lien dédié pour accéder au calendrier partagé. Ces liens contiennent des jetons individuels valables 60 jours seulement. Passé ce délai, l'utilisateur devra se revalider pour des raisons de sécurité.
Remarque : si vous tentez d'envoyer une invitation à un utilisateur avant de créer et d'enregistrer le calendrier partagé, vous recevrez une erreur.
Comment personnaliser le calendrier partagé
Le calendrier partagé utilise la marque Agorapulse par défaut. Les organisations souhaitant y intégrer leur propre marque peuvent utiliser les options de personnalisation suivantes dans les paramètres du Calendrier partagé :
Logo
Nom du calendrier
Description du calendrier
palette de couleurs
Remarque : la personnalisation du calendrier partagé n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'un abonnement Custom.
Pour personnaliser le calendrier partagé à partir des paramètres du calendrier partagé :
Sélectionnez le calendrier partagé pertinent dans la liste
Faites défiler vers le bas et activez la Personnalisation du calendrier partagé
Ajustez les paramètres disponibles :
Logo de l'entreprise - Affichez le logo Agorapulse par défaut, masquez le logo ou téléchargez le vôtre.
Nom du calendrier - Affiche le nom actuel, le masque ou le remplace par un nom personnalisé.
Description du calendrier - Masquer la description ou ajouter une description personnalisée pour les utilisateurs externes.
Personnalisation des couleurs - Définissez les couleurs du texte et de l'arrière-plan pour qu'elles correspondent à votre marque.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
La personnalisation du calendrier partagé s'applique à la fois au calendrier et aux notifications par e-mail associées au calendrier partagé.
Comment gérer les calendriers partagés
Pour modifier ou supprimer un calendrier partagé à partir des paramètres du Calendrier partagé :
Sélectionnez le calendrier partagé pertinent dans la liste
Pour modifier un calendrier partagé, effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Enregistrer
Pour supprimer un calendrier partagé, cliquez sur l'icône Supprimer le calendrier et confirmez la suppression dans la fenêtre contextuelle
Remarque : la suppression d'un calendrier partagé supprimera l'accès pour tous les utilisateurs qui y sont liés.