La fonctionnalité d'approbation de publication d'Agorapulse vous permet de collaborer sur votre contenu avant de le publier sur vos profils sociaux. Cela donne la possibilité aux collègues et aux clients de faire partie du processus de développement de contenu.
Cet article couvre le workflow d'approbation au sein d'Agorapulse. Si vous souhaitez en savoir plus sur l'inclusion de clients externes dans votre processus d'approbation, lisez-en davantage sur notre fonctionnalité de calendrier partagé.
Vous pouvez facilement attribuer une publication pour révision à un ou plusieurs utilisateurs. Les utilisateurs attribués seront informés une fois la publication terminée et que vous aurez cliqué sur le bouton Assigner. Vous pouvez réattribuer des publications à des collègues avant de les approuver et laisser des commentaires afin de pouvoir discuter des modifications à apporter.
Remarque : Les utilisateurs disposant d'un rôle d'administrateur, d'éditeur ou de modérateur sur un profil peuvent envoyer des publications pour approbation.
Seul l'utilisateur disposant d'un rôle d'administrateur ou d'éditeur peut approuver les publications.
En savoir plus sur les capacités des rôles ici.
La vidéo ci-dessous montre comment configurer un workflow de post-approbation dans Agorapulse. Ceci est également expliqué dans la suite de cet article.
Comment assigner une publication ?
Remarques : Tout message non approuvé dans les délais de publication prévus ne sera pas publié.
Si vous sélectionnez Tout le monde doit approuver, tous les utilisateurs auxquels vous attribuez la publication devront examiner et approuver la publication pour qu'elle soit publiée. Si un utilisateur n'approuve pas la publication avant l'heure de publication prévue, elle ne sera pas publiée.
Au bas de la fenêtre de l'outil de publication, vous verrez le bouton Assigner à – par défaut, toutes les publications sont assignées à Personne. Cliquez sur le champ Personne et cela vous mènera aux options d'affectation.
Dans les options d'affectation, vous pouvez choisir à qui assigner cette publication. Vous pouvez l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs à la fois.
Lorsque vous assignez une publication, vous pouvez également laisser un commentaire que les utilisateurs assignés recevront.
Les commentaires peuvent être soit externes, ce qui signifie que les clients externes (via les calendriers partagés) les verront également ; ou ils peuvent être rendus internes, ce qui signifie que seuls vos coéquipiers Agorapulse peuvent les voir.
Comment réassigner une publication ?
Il est possible de réassigner une publication pour approbation ultérieure par d'autres. Une personne affectée pourra réassigner le poste à des utilisateurs internes et/ou externes (y compris lui-même). Cela sera possible, même s'il s'agit de l'un des nombreux utilisateurs auxquels le message a été assigné.
Ouvrez le message qui vous a été assigné et cliquez sur le bouton Attribuer à. Sélectionnez les nouveaux membres de l'équipe à affecter, puis cliquez sur le bouton Réassigner. Vous pouvez également ajouter un commentaire lorsque vous réassignez la publication.
Limites :
Tout le monde dans l’organisation n’est pas autorisé à réaffecter un poste avec le statut À approuver. Seul le cessionnaire pourra réaffecter, ce qui signifie que :
quelqu'un qui n'est pas dans le workflow d'approbation ne pourra pas réaffecter
quelqu'un qui était dans le workflow d'approbation, mais qui ne fait plus partie des responsables ne pourra pas réaffecter : en tant que responsable, si vous réattribuez un message à d'autres personnes, mais que vous ne vous incluez pas, vous quitterez le workflow d'approbation et vous ne pourrez pas modifier les responsables que vous avez sélectionnés
Il existe cependant une exception : un Manager ou le Propriétaire de l'organisation peut intervenir à tout moment dans le workflow d'approbation, même si cet utilisateur n'est pas/n'a pas été impliqué dans le workflow.
Les utilisateurs externes ne peuvent réassigner aucune publication : seuls les utilisateurs internes peuvent réattribuer des publications. Les utilisateurs externes peuvent uniquement approuver les publications ou demander des modifications.
Si l'option « Tout le monde doit approuver » est activée, il n'est pas possible de réaffecter la publication. Si une publication est attribuée à plusieurs personnes, les responsables ne pourront pas réattribuer la publication à d'autres personnes, qu'il s'agisse d'utilisateurs externes ou internes.
Comment assigner des publications en lot ?
Lorsque vous êtes dans votre calendrier, vous pouvez passer à la vue Liste. Cela vous permettra de sélectionner plusieurs publications, puis de les assigner toutes en même temps. Gagnez du temps !
Pour accéder à la vue Liste, cliquez simplement sur le bouton Vue Liste en haut de la vue calendrier :
Une fois que vous êtes dans la vue Liste, vous pouvez filtrer les publications pour afficher uniquement vos publications programmées (ou tout autre statut de publication que vous souhaitez afficher) :
Après avoir sélectionné le statut (dans cet exemple, programmé), nous afficherons uniquement les publications programmées. D'ici :
Sélectionnez plusieurs publications que vous souhaitez envoyer pour approbation
Sélectionnez le bouton Actions groupées
Sélectionnez Envoyer pour approbation
Cela ouvrira la fenêtre d'assignation groupée qui vous permettra de sélectionner le ou les utilisateurs (internes ou externes) auxquels vous souhaitez assigner ces publications.
Une fois que vous avez sélectionné le ou les utilisateurs souhaités, cliquez sur le bouton Envoyer tout pour approbation. Cela enverra tous les messages pour approbation !
Remarque : Il n'est pas possible d'assigner en lot des publications qui ont déjà été assignées à vous-même ou à quelqu'un d'autre.
Comment examiner une publication ?
Si une publication vous est assignée, vous avez quelques options pour vos prochaines étapes :
Laisser un commentaire sur le message – cela ne change pas le statut d'approbation du message, mais ajoute votre commentaire à la "conversation"
Réassigner la publication – vous assignez à nouveau la publication à un autre membre de l'équipe pour approbation. Vous pouvez choisir d'envoyer un commentaire lorsque vous réaffectez
Approuver la publication – Vous pouvez approuver le contenu pour tous les destinataires (si la publication est attribuée à plusieurs utilisateurs) ou simplement approuver la publication pour vous-même.
Rejeter la publication – vous pouvez rejeter la publication. Cela informera l'utilisateur qui a attribué le message qu'il a été rejeté. Veuillez noter qu'une fois rejeté, le statut du message sera rejeté – cela signifie que si aucune mesure n'est prise, le message ne sera pas publié.
Le GIF ci-dessous montre ces options en action
