Les boîtes de réception personnalisées et les filtres prédéfinis sont deux des outils les plus puissants de la boîte de réception Agorapulse. Utilisés conjointement, ils permettent d'organiser les messages entrants par marque, équipe ou flux de travail, afin que les utilisateurs puissent se concentrer sur l'essentiel sans avoir à parcourir des contenus non pertinents.
Les boîtes de réception personnalisées sont disponibles avec les abonnements Professionnel, Advanced et Custom. Les préréglages de filtres nécessitent un abonnement Advanced ou Custom. Veuillez contacter notre équipe Support si vous souhaitez accéder à ces fonctionnalités.
Cet article traitera des points suivants :
Comment planifier la structure de votre boîte de réception personnalisée
Une boîte de réception personnalisée regroupe plusieurs profils de réseaux sociaux dans une vue unique et ciblée. Avant de créer une boîte de réception, il est important de réfléchir aux points suivants :
Profils et structure : Combien de profils sociaux gérez-vous, et appartiennent-ils à une seule marque ou à plusieurs entités distinctes (par exemple, points de vente, gammes de produits, marques différentes) ?
Exemple: "12 profils pour 4 points de vente chacun sur Facebook, Instagram et TikTok" ou "6 profils pour une marque sur plusieurs réseaux"Équipe : Combien de personnes gèrent la modération des boîtes de réception ? Se concentrent-elles chacune sur des profils/entités spécifiques, ou bien tout le monde travaille-t-il sur tous les profils ?
Exemple: "3 personnes, chacune propriétaire d'une région" ou "2 personnes couvrant l'ensemble de la région"
Volume : Combien d'éléments de boîte de réception (commentaires, messages privés, mentions) recevez-vous environ par jour, tous profils confondus ?
Exemple: "~50/jour", "200–500/jour", "1 000+"
Remarque : Pour obtenir des instructions étape par étape sur la création d'une boîte de réception personnalisée, consultez cet article.
Quand utiliser une boîte de réception personnalisée
Les boîtes de réception personnalisées fonctionnent mieux lorsque vous gérez deux profils ou plus qui appartiennent à une entité distincte, comme une marque, un magasin, une région ou une gamme de produits. Si vous ne gérez qu'un seul profil, une boîte de réception personnalisée n'est pas nécessaire ; l'affichage par défaut du profil suffit.
Utilisez les règles suivantes pour structurer votre projet :
Type d'équipe | Recommandation |
Plusieurs entités, chacune avec plus de 2 profils | Une boîte de réception personnalisée par entité, contenant TOUS les profils de cette entité sur tous les réseaux |
Une seule marque, plus de 2 profils sur différents réseaux | 1 boîte de réception personnalisée unifiée avec tous les profils |
Chaque entité ne possède qu'un seul profil | Pas de boîtes de réception personnalisées. Utilisez l'affichage de profil par défaut. Les filtres prédéfinis restent applicables. |
L'équipe se spécialise par entité | Alignez 1 boîte de réception personnalisée par zone de propriété (par exemple, par CM, par région) |
L'équipe se spécialise par langue/zone géographique | 1 boîte de réception personnalisée par langue/région si chacune contient au moins 2 profils |
Conglomérat regroupant des marques/émissions disparates | 1 boîte de réception personnalisée par marque/émission si chacune en compte au moins 2 profils, sinon, vue de profil par défaut |
Nommer vos boîtes de réception personnalisées
Utilisez des noms clairs et descriptifs qui reflètent l'entité ou la zone de propriété, par exemple, Région EMEA, Marque Amérique du Nord, ou Points de vente – FranceÉvitez les noms génériques comme « Boîte de réception 1 » ou « Ma boîte de réception ».
Règles à suivre lors de la création d'une boîte de réception personnalisée
Incluez toujours all profils pour une entité donnée dans la même boîte de réception personnalisée.
Vous ne devriez pas créer une boîte de réception personnalisée pour seulement certains profils appartenant à une seule entité.
Ne créez pas de boîte de réception personnalisée en fonction du type de message (par exemple, une boîte de réception « Messages privés » ou une « Boîte de réception des commentaires »). Le type de message appartient aux préréglages de filtre, et non à la structure de la boîte de réception.
Comment planifier vos préréglages de filtres
Les préréglages de filtres vous permettent d'enregistrer une combinaison spécifique de filtres sous forme d'affichage nommé, accessible en un clic dans la boîte de réception. Ils sont conçus pour afficher rapidement les éléments les plus importants, sans avoir à ré-appliquer les filtres à chaque session.
Remarque : Pour obtenir des instructions étape par étape sur la création d'un préréglage de filtre de boîte de réception, consultez cet article.
Combien de préréglages créer
Commencez prudemment. Un petit nombre de préréglages bien choisis est bien plus efficace qu'une longue liste inutilisée. Utilisez le volume quotidien de votre boîte de réception comme indicateur :
Volume quotidien de la boîte de réception | Nombre de préréglages recommandé |
Moins de 50 articles par jour | 2 à 3 préréglages |
50 à 200 articles par jour | 3 à 5 préréglages |
200 à 500 articles par jour | 5 à 7 préréglages |
Plus de 500 articles par jour | 7 à 10 préréglages (ne pas dépasser 10) |
Comment construire un préréglage
Chaque préréglage doit utiliser exactement deux critères de filtrage. Les combinaisons courantes comprennent :
Type d'article + statut de révision (par exemple, les messages privés qui sont « À examiner »)
Sentiment + statut de l'avis (par exemple, les éléments négatifs qui sont « À examiner »)
Label + statut de révision (par exemple, les éléments étiquetés « Support » qui sont « À examiner »)
Préréglages pour nommer
Utilisez des noms prédéfinis de 7 à 15 caractères. Ces noms doivent être clairs et pertinents. Par exemple : Messages privés à examiner, Publicités négatives, ou Non attribué. Essayez d'éviter les noms vagues comme « test », « R » ou « Nouveau préréglage 3 »
Ne pas créer un large « Tous les articles » préréglage, car il annule l’intérêt du filtrage et n’apporte aucune valeur ajoutée par rapport à l’affichage par défaut de la boîte de réception
Si vous utilisez des labels dans votre boîte de réception, nommez chaque préréglage correspondant exactement à son label. Ainsi, le contenu de chaque préréglage est immédiatement identifiable
Choisir les préréglages à créer
Les préréglages appropriés dépendent du mode de fonctionnement de votre équipe. Utilisez les signaux suivants pour orienter vos choix :
Vous utilisez « À examiner » comme file d'attente de travail : Ajoutez le statut de l'avis comme critère de filtre dans chaque préréglage.
Vous utilisez l'assignation pour acheminer les messages vers les membres de l'équipe : ajouter un assigné à moi préréglage et un non attribué pré-réglé.
Votre équipe consulte ses messages privés en premier chaque matin : envoyez un message privé pour avis premier préréglage dans votre ordre de préréglages.
Les commentaires publicitaires représentent la majeure partie de votre volume : ajouter un avis sur une annonce préréglage (commentaires sur les annonces + À examiner) et envisager une annonce négative préréglage (commentaires publicitaires + sentiment négatif + À examiner).
Les messages négatifs ou de crise sont prioritaires : ajouter un négatif préréglage (sentiment négatif + À examiner).
Vous gérez les demandes d'assistance ou de vente : créez une règle de modération qui applique automatiquement un label (par exemple, « Support »), puis créez un préréglage correspondant (label + À examiner).
Vous utilisez déjà des labels : créez un préréglage par label (label+ À réviser) et faites correspondre exactement le nom du préréglage au nom de label.
Combinaisons prédéfinies recommandées par type d'équipe
Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez les ensembles prédéfinis suivants comme base pour votre type d'équipe. Vous pourrez toujours les affiner après les premières semaines d'utilisation.
Type d'équipe | Ensemble prédéfini recommandé |
Équipes axées sur le flux de travail ou la séquence | Messages privés à examiner · Commentaires à examiner · Mentions à examiner |
Équipes axées sur la réputation ou le support | Avis négatif · Support · Messages privés à examiner |
Équipes collaboratives utilisant des tâches | Attribué à moi · Non attribué · Mon équipe |
Flux de travail basés sur les labels | Un préréglage par label (label + À réviser) |
Volume élevé de commentaires publicitaires | Messages privés · Avis négatifs sur les annonces · Évaluation des annonces |
Comment mettre en œuvre votre configuration
Pour la plupart des équipes, une approche progressive est la plus efficace. Plutôt que de tout configurer d'un coup, mettez en place votre système petit à petit afin d'observer ce qui est réellement utilisé.
Semaine 1 : Configuration de base
Créez vos boîtes de réception personnalisées (le cas échéant), en suivant les consignes de structure ci-dessus.
Créez vos trois à cinq préréglages de filtres principaux en fonction du type d'équipe et du volume quotidien.
Classez les préréglages de sorte que l'affichage prioritaire apparaisse en premier.
Semaine 2 : Ajouter l’automatisation (abonnement Advanced et Custom)
Identifiez deux ou trois types d'éléments de la boîte de réception qui nécessitent un label cohérent (par exemple, les demandes d'assistance, les demandes de renseignements commerciaux ou les avis négatifs).
Créez des règles de modération pour appliquer automatiquement des labels aux messages correspondants.
Ajoutez un préréglage de filtre correspondant pour chaque nouvelle label (label + À réviser).
Remarque : Pour obtenir des conseils sur la configuration des règles de modération et des labels de boîte de réception, consultez nos articles du Centre d'aide sur Comment créer et gérer les libellés de la boîte de réception et Comment configurer la modération automatique dans la boîte de réception.
Semaine 3 : Révision et perfectionnement
Supprimez tous les préréglages qui n'ont pas été utilisés après deux semaines.
Élargissez les règles de modération basées sur les labels en fonction des observations de la semaine 2.
Réévaluer l'ordre prédéfini en fonction des habitudes d'utilisation réelles.
Conseil : Une boîte de réception unique, avec un volume de messages important et sans filtres prédéfinis, devient rapidement difficile à gérer. Si votre équipe travaille à partir d'une vue unique et sans filtres prédéfinis, l'ajout de deux ou trois filtres ciblés aura un impact immédiat sur l'efficacité de la modération.